הגדרות למיטוב עבודה במחשב שכל משרד חייב להכיר

7 הגדרות קטנות במחשב שישדרגו לכם את ניהול המשרד בגדול (ולא, לא תצטרכו להזמין טכנאי!)

כולנו מכירים את זה: מסמכים נעלמים, החלונות נתקעים בדיוק בשיחת הזום החשובה, והמחשב האהוב שלכם מתחיל לעבוד לאט יותר מהרצאה של הדוד משה על פוליטיקה. אבל רגע, לפני שאתם שוברים את המקלדת מרוב ייאוש או מבצעים פולחן עתיק של כיבוי והדלקה – יש כמה טריקים פשוטים בהגדרות המחשב שיכולים להפוך אתכם לגיבורי המשרד. החלק הטוב? לא צריך להיות גאון מחשבים בשביל זה! מוכנים לשדרג את חייכם המשרדיים ואולי אפילו להרוויח כמה נקודות בונוס מהבוס? יאללה לדרך!

1. מקלדת זריזה: איך שילוב מקשים קטן יכול לחסוך שעות?

בואו נהיה כנים, כולנו מכירים את Ctrl+C ו-Ctrl+V. אבל מה עם כמה קיצורי דרך פחות נפוצים ופחות מוערכים שיחסכו לכם זמן שיכול לשלם על ההפסקה השנתית הבאה שלכם?

• Windows+Arrow keys: סידור אוטומטי של חלונות בקלילות. מסך כפול? ברוכים הבאים לחיים הטובים!
• Ctrl+Shift+T: בטעות סגרתם את הטאב הכי חשוב בדפדפן? קיצור דרך גאוני שפותח מחדש את הטאב האחרון שנסגר.
• Windows+V: לוח העתק-הדבק מתקדם ששומר כמה דברים בבת אחת. גן עדן מנהלתי!

2. ענן של עבודה: כבר גיביתם או שאתם עדיין משחקים באש?

"זה עוד לא קרה לי" זו בדיוק המחשבה ששנייה לאחר מכן אתם מתחרטים עליה. אם אתם עדיין משתמשים בסגנון העתיק "לשמור על שולחן העבודה" כשיטה המרכזית שלכם, הגיע הזמן להתקדם לענן. שירותים כמו גוגל דרייב, וואן דרייב או דרופבוקס מאפשרים לכם:

• גישה למסמכים מכל מכשיר (כן, גם מהסלולרי בחוף הים).
• שיתוף תיקיות וקבצים עם קולגות בצורה פשוטה ובטוחה.
• גיבוי אוטומטי (כדי למנוע התקפי לב קלים).

3. פחות הסחות דעת, יותר יעילות: למה לא אמרתם שלום להתראות המעצבנות?

אם אתם מוצאים את עצמכם מוסחים בכל חמש דקות בגלל התראה ממייל, פייסבוק או הודעת מערכת חסרת משמעות – תאמינו לי, אתם יכולים לחיות בלעדיהן. פשוט כנסו ל"הגדרות התראה" והתחילו לנקות את כל הרעש המיותר שמפריע לכם להתרכז. במשרד יודו לכם, וגם הפסיכולוג שלכם.

4. סדר בבלגן: איך להפוך את חיפוש הקבצים למשהו שפוי (כמובן שאפשר!)

שמעתם פעם את המשפט "אני לא מוצא את המסמך ההוא… רגע, איפה שמרתי את זה?" תפסיקו לבדוק תיקייה אחרי תיקייה. תנו לווינדוס לארגן אתכם:

• הגדירו מילות מפתח בקבצים חשובים.
• שימוש בתיקיות וירטואליות שמסדרות לבד לפי סוגי נתונים.
• התחילו להשתמש בשורת החיפוש של ווינדוס בצורה חכמה יותר. היא באמת עובדת!

5. מצב לילה לא רק בטלפון: כמה משעשע להיזכר כיצד בעבר התעוורנו מהמסך שלנו?

העיניים שלך עייפות אחרי יום עבודה ארוך מול המסך? הגיע הזמן שתכירו את "מצב לילה". לא, זה לא יצא מסרט ערפדים, זו פשוט הגדרה קטנה שמפחיתה אור כחול ומרגיעה את העיניים. בונוס מיוחד: פחות אור כחול, יותר איכות שינה, פחות עצבים במשרד למחרת!

6. אודיו חכם לפגישות וירטואליות: איך להפסיק לשאול "אתה שומע אותי?" כל דקה וחצי

כבר נגמרו הבדיחות על הקולגה שתמיד מתחיל פגישה ב"מחכה שכולם יתחברו ואז מתחילים… רגע, אתם שומעים אותי?" יש פתרון! פשוט הגדירו במערכת שלכם מיקרופון, רמקולים ומצלמה כברירת מחדל ברורה. פחות לחץ, פחות מבוכה והרבה (הרבה!) יותר פרודוקטיביות.

7. עדכונים בזמן שינה? כן, כן, המחשב שלכם ואפילו הבוס יודה לכם

בשיא היום, בדיוק כשהכול לחוץ – הודעה קופצת: "הגיע הזמן לעדכן את המערכת, לחצו להפעלה כעת". איזה תסכול. הפתרון פשוט: הגדירו עדכוני מערכת אוטומטיים לשעות הלילה או לסופ"ש. בבוקר תפגשו מחשב מעודכן שעובד חלק כמו חמאה.

פינת השאלות הבוערות שאתם מתביישים לשאול (אבל אנחנו כבר ענינו):

• האם צריך להיות מומחה טכני לשינויים האלה? ממש לא. רק לעקוב אחר ההנחיות למעלה.
• האם השינוי מוכר וייקח המון זמן? חמש דקות גג, במצטבר.
• אפשר להרוס משהו בטעות? כנראה שלא, אבל תמיד טוב לשמור מסמכים חשובים לפני.
• מה אם הכל הלך לעזאזל? אפשר להחזיר הכול למצב קודם בקלות.
• זה באמת ישפר את תפקוד המחשב שלי? פשוט תנסו את זה, תהיו מופתעים.

לסיכום: לא הגיע הזמן שתהפכו לאשפי ניהול המחשב במשרד שלכם?

הנה, גמרתם לקרוא. אתם עוד כאן? אם כן, כנראה שכבר הרווחתם עוד חמש דקות מול המסך (אני מתנצל מראש). אבל תאמינו לי, כמה דקות שתשקיעו עכשיו בהגדרות פשוטות ומהירות יכפילו ואפילו ישלשו את הפרודוקטיביות שלכם. אז צאו לדרך ותנו למחשב שלכם (ולעצמכם!) מתנה.